Платёжный календарь: как составить и заранее увидеть нехватку денег
В понедельник собственник смотрит на счёт: 200 тысяч рублей. Клиент обещал перечислить ещё 100 тысяч, через неделю придёт крупная оплата. По итогам месяца денег должно хватить.
Во вторник нужно заплатить за аренду. В пятницу — команде. Крупная оплата поступит только в следующий вторник.
В месячном плане всё сходится. В пятницу компании не хватит 70 тысяч рублей.
Так можно оказаться без денег даже при хороших продажах. Расходы и поступления просто приходятся на разные дни. Платёжный календарь помогает увидеть этот момент заранее — пока ещё есть время позвонить клиенту, обсудить график с подрядчиком или отложить покупку.
Разберём, как собрать такой календарь для небольшой компании. К статье приложен шаблон Excel с формулами, заполненным примером и подсветкой дефицита.
Что такое платёжный календарь
Платёжный календарь — это расписание поступлений и выплат с остатком денег на каждый день. Он показывает, хватит ли денег на ближайшие платежи и в какую дату может возникнуть кассовый разрыв.
В основе — четыре величины: остаток на начало дня, поступления, выплаты и остаток на конец дня.
Остаток на конец дня = остаток на начало дня + поступления − выплаты.
Остаток на конец одного дня переносится на утро следующего. Если клиент задержал оплату на три дня, меняется весь прогноз до её поступления. Именно поэтому в календаре важны и суммы, и даты.
Почему месячного плана недостаточно
Возьмём условную сервисную компанию. На утро 16 ноября у неё 200 тысяч рублей. До конца ноября ожидается 630 тысяч поступлений и 580 тысяч выплат. На конец месяца должно остаться 250 тысяч. Если смотреть только на итог, повода для тревоги нет.
Теперь расположим операции по дням.
| Дата | Операция | Поступление, ₽ | Выплата, ₽ | Остаток после операции, ₽ |
|---|---|---|---|---|
| 16 ноября | Оплата от клиента А | 100 000 | — | 300 000 |
| 17 ноября | Аренда | — | 120 000 | 180 000 |
| 20 ноября | Выплата команде | — | 250 000 | −70 000 |
| 24 ноября | Оплата от клиента Б | 350 000 | — | 280 000 |
| 25 ноября | Расчёт с подрядчиками | — | 150 000 | 130 000 |
| 27 ноября | Обязательный платёж по графику компании | — | 60 000 | 70 000 |
| 30 ноября | Оплата от клиента В | 180 000 | — | 250 000 |
Будущие 350 тысяч не помогут заплатить команде 20 ноября. К этой дате нужно найти недостающие 70 тысяч или заранее договориться об изменении других выплат. Чтобы ещё и сохранить резерв в 50 тысяч рублей, понадобится 120 тысяч.
Теперь у собственника есть конкретная задача: сумма, дата и несколько дней на решение. Без календаря эта же задача могла бы обнаружиться утром в день выплаты.
С чего начать
Посчитайте деньги на сегодня
Выберите дату начала и запишите, сколько доступных денег есть на утро этого дня. В нашем примере это 16 ноября и 200 тысяч рублей.
Сложите остатки по счетам и кассе компании в одной валюте. Ожидаемая оплата клиента сюда не входит: она появится отдельной строкой в день поступления. Неиспользованный кредитный лимит тоже не равен деньгам на счёте.
Переводы между своими счетами в общий календарь добавлять не нужно: денег у компании от них больше не становится. Если у вас несколько юридических лиц или валют, контролировать их придётся отдельно — общий положительный остаток может скрыть нехватку на нужном счёте.
Соберите все предстоящие выплаты
Начните с того, что уже обещали заплатить: аренда, зарплата, подрядчики, кредиты, налоги. Даты берите из документов и договорённостей, а не распределяйте расходы равномерно по месяцу.
Затем добавьте то, что собираетесь оплатить: рекламу, подписки, оборудование, новые закупки, вывод денег собственнику. Покупка может казаться небольшой, но рядом с зарплатой и арендой она меняет остаток на счёте.
Удобный вопрос для проверки: «Кому мы должны или планируем перечислить деньги в ближайший месяц?» Он часто помогает вспомнить платежи, которых ещё нет в списке бухгалтера.
Уточните, когда действительно заплатят клиенты
«Клиент почти готов» — слабое основание для даты в календаре. До оплаты могут оставаться сдача работ, согласование акта, получение счёта и несколько внутренних согласований на стороне заказчика.
Проверьте крупные поступления лично или вместе с менеджером. Что ещё нужно сделать? Кто подтвердил дату? Этот клиент обычно платит вовремя?
Если по договору деньги должны прийти 20-го, но клиент регулярно платит на неделю позже, стоит проверить прогноз и с этой задержкой. Срок задолженности при этом остаётся прежним. Меняется ваше представление о том, когда деньги окажутся на счёте.
Посмотрите на самый низкий остаток
Когда операции разнесены по дням, найдите дату с минимальным остатком. Она покажет, где у компании меньше всего запаса.
Затем задайте резерв — сумму, ниже которой вам нежелательно опускаться. В шаблоне стоит 50 тысяч рублей. Для своего бизнеса выберите её с учётом обязательных выплат и того, насколько быстро вы можете получить дополнительные деньги.
Остаток ниже нуля означает, что по этому графику денег не хватает. Остаток ниже резерва означает, что заплатить ещё можно, но запас уже меньше того, который вы хотели сохранить. Эти ситуации требуют разного внимания.
Что делать, если денег не хватает
Сначала проверьте саму таблицу: верно ли указан начальный остаток, не задвоен ли платёж, обновлена ли уже полученная оплата. Затем переходите к решениям.
Можно связаться с клиентом и уточнить оплату, обсудить предоплату за следующий этап, заняться просроченной задолженностью или отложить покупку. Если рассчитываете перенести выплату подрядчику, сначала договоритесь с ним. Переставить дату в Excel гораздо легче, чем изменить реальный срок платежа.
Вносите в прогноз то, о чём удалось договориться. Если клиент подтвердил только часть оплаты, не переносите всю сумму на раннюю дату. Если подрядчик ещё не согласовал отсрочку, продолжайте учитывать исходный срок.
В нашем примере дополнительные 70 тысяч до 20 ноября уберут отрицательный остаток. Но после выплаты команде денег останется ровно ноль. Поэтому полезно смотреть одновременно на кассовый разрыв и на резерв.
Если нехватка повторяется каждый месяц, ищите причину в устройстве бизнеса: отсрочках клиентам, предоплатах поставщикам, запасах, долгах или выводе денег собственнику. Календарь помогает увидеть последствия этих решений. Разобраться с причинами поможет статья об антикризисном управлении.
Как пользоваться шаблоном Excel
Скачать платёжный календарь United Mentors в Excel.
В файле три листа: «Календарь» с прогнозом на 31 день, «Операции» с поступлениями и выплатами и «Как пользоваться» с подробной инструкцией. В реестре предусмотрено 200 строк операций.
Сначала посмотрите заполненный пример. Затем замените значения в полях ввода на свои: дату начала, доступный остаток, резерв и платежи. Формулы оставьте на месте.
Для операции со статусом «План» календарь использует ожидаемые дату и сумму. Когда деньги пришли или ушли, выберите «Исполнено» и укажите факт — он заменит план в прогнозе. «Отменено» исключит операцию из расчёта.
При частичной оплате разделите платёж на две строки. Если из ожидаемых 100 тысяч пришло 60, отметьте эти 60 тысяч как исполненные, а оставшиеся 40 тысяч оставьте в плане. Так календарь учтёт и полученные деньги, и ожидаемый остаток.
Расчёт показывает деньги на конец дня. Если утром нужно заплатить, а клиент переведёт деньги вечером, отдельно проверьте порядок платежей: дневной итог эту разницу не покажет.
Календарь работает, пока вы его обновляете
Назначьте одного человека, который отвечает за таблицу. Продажи сообщают ему о поступлениях и задержках, остальные сотрудники — о новых выплатах. Иначе у каждого будет своя версия того, сколько денег компания может потратить.
Утром сверяйте прошедшие платежи с банком и кассой. Обновляйте факт и проверяйте ближайшие дни. Раз в неделю просматривайте весь месяц: что изменилось, какие оплаты пока держатся на обещаниях, где появляются крупные выплаты.
Сдвигая начало календаря, обновляйте и начальный остаток. В нём уже учтены прошедшие операции — второй раз прибавлять их не нужно. Строки за пределами выбранных 31 дня в прогноз не попадают; их количество показано отдельно.
Перед существенным пересмотром сохраняйте копию файла. Она поможет потом увидеть, какой была картина до задержки клиента или новой покупки и что именно изменило результат.
Когда одной таблицы мало
Платёжный календарь показывает движение денег, но не рассчитывает прибыль. Кредит пополняет счёт, хотя компания ничего не продала. Возврат основного долга уменьшает остаток, но не равен расходу в отчёте о прибыли.
Пока операций немного и за календарь отвечает один человек, Excel позволяет наладить этот процесс. Когда появляются разные валюты, юридические лица, много счетов и согласующих, потребуется более подробный учёт и автоматизация.
При этом качество прогноза всё равно зависит от людей. Ни одна система не узнает о переносе оплаты, если менеджер оставил эту новость у себя в переписке.
Что обсудить с ментором
Первый заполненный календарь часто приводит к вопросам, которые раньше терялись за общим остатком на счёте. Почему клиентам дают отсрочку, а подрядчикам платят заранее? Как принимают решение о новой покупке? Сколько собственник может вывести, чтобы не затронуть ближайшие выплаты?
С опытным ментором можно разобрать эти решения и установить понятные правила для команды. В United Mentors для такой задачи стоит выбирать практика, который управлял финансами и расчётами с клиентами в похожем бизнесе.
Начните с ближайшего месяца. Выпишите платежи, уточните поступления и найдите день с самым низким остатком. Возможно, именно с него стоит начать следующий разговор о деньгах в компании.
